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Partyplanung: Tipps und Tricks aus zwölf Jahren Erfahrung, damit deine nächste Feier stressfrei und unvergesslich wird.

Zunächst ist eine Checkliste für die Planung einer Feier unerlässlich. Diese kannst du hier kostenlos herunterladen:

Als Erstes stellt sich die Frage der Location, günstige Möglichkeiten zum Feiern sind unter anderem Vereinshäuser oder städtische Örtlichkeiten. Hierfür fragt man am Besten am Rathaus nach. Stylisher aber auch teuerer sind Event-Locations.

Die Gästeliste:
Mach dir früh genug eine Übersicht wer alles zu deiner Party kommen soll und schicke diese Einladung früh genug raus. Moderne Möglichkeiten: Du kannst entweder einen E-Mail Verteiler anlegen, eine Facebook- oder Whats-app-Gruppe gründen. Schön ist natürlich auch eine persönliche Einladung per Brief.
Bedenke: Eine Faustregel besagt, dass 10 bis 20 Prozent aller Gäste, in der Regel, aus irgendeinem Grund absagen werden.

Helfer:
Such dir ein paar fleißige Bienchen aus, die dir helfen werden, in der Vor- und Nachbereitung sowie während der Party. Dies können entweder deine besten Freunde sein oder auch Nachbarskinder, die ihr Taschengeld aufbessern möchten. Das aller Wichtigste ist, dass du so wenig Stress wie möglich während der Planung und auch auf deiner Party hast. Deshalb sind Helfer unerlässlich.

Mottoparty:
Eine Mottoparty wertet eine Feier um ein Vielfaches auf. Überlege dir ein cooles Motto und schreibe in die Einladung, dass alle sich zu diesem Thema kleiden sollen. Nur so macht eine Mottoparty richtig viel Spaß. Du kannst die besten drei Kostüme auch mit einem Preis ehren, das gibt zusätzlich Motivation für deinen Gäste, sich richtig anzustrengen. Dementsprechend kannst du die Location dann auch dekorieren. Deuters sowie viele andere Läden geben dir genug Inspiration und Ideenvielfalt. Meine letzten Partys hatten die Mottos: “Chic”, “Sei ein Künstler”, “Black and White Party” sowie eine “Schwarzlichtparty”.

Das Datum:
Achte bei der Auswahl des Datums darauf, dass kein wichtiges Ereignis im Fernsehen kommt, wie ein wichtiges Fußballspiel, der Eurovision Song Contest, das Dschungelcamp oder Deuschtschland sucht den Superzauberer Ja, es gibt wirklich Gäste die während einer Feier vor dem Fernseher hängen. Wenn die Gäste anstürmen, sollte klar sein: wo ist die Toilette, wo ist die Garderobe und wohin mit den Geschenken? Weise die Kellner ein oder mache eindeutige Hinweisschilder. Apropo Schilder. Cool ist es, wenn jeder ein Namensschild bekommt und noch cooler ist es, wenn unter dem Namen ein interessanter Fakt über die Person steht. Das kann ein Hobby sein, eine Leidenschaft oder vielleicht auch ein außergewöhnlicher Beruf. So kommen Leute viel einfacher ins Gespräch und du sorgst sofort für Gesprächsstoff. Die einfachste und günstigste Möglichkeit ist einfach Kreppband und eine Edding. Es soll ja nicht wie ein Businessmeeting aussehen. Wähle eine Person aus die Empfangsdame oder Empfangsherr spielt, die Leute freundlich begrüßt und alle mit einem Namenschild, plus interessanten Hinweis ausstattet.

Rede:
Wenn du eine Rede halst, tue mir und allen Anwesenden einen Gefallen: Nicht länger als 10 Minuten. Fange bitte nicht an deine ganze Lebensgeschichte zu erzählen oder alle Gäste einzeln zu begrüßen. Reden sind leider Gottes generell sehr oft langweilig und viele Menschen schalten nach ein paar Minuten ab. Doch deine Rede kann auch cool und außergewöhnlich sein. Hier findest du ein paar Tipps, wie deine nächste Rede die Bude rockt und in Erinnerung bleibt.

Musik:
Die günstigste Variante ist eine Playlist zu erstellen. Dies kannst du zum Beispiel mit Spotify realisieren (Affiliate-Link zu Spotify). Außerdem kannst du eine Person bitten den Abend über gute Musik zu spielen, doch am Besten ist natürlich ein DJ. Er ist von Fach, weiß, wie man das Publikum liest und an welchen Stellen man eher ruhig und an welchen Stellen man eher fetzige Musik spielt. Er kann die Gäste zum Tanzen animieren und die Stimmung zum Kochen bringen. Hier noch ein kleiner Geheimtipp von mir: Wie schaffst du es, dass alle Leute gleichzeitig tanzen? Du bittest alle Leute auf die Tanzfläche für ein Gruppenfoto. Die Gäste ahnen von Nichts, stellen sich brav auf und nach dem Gruppenfoto soll der DJ sofort mit einem fetzigen Musik-Track loslegen. All deine Gäste stehen bereits auf der Tanzfläche und mindestens die Hälfte wird bleiben und die Hüften schwingen.

Essen:
Buffet oder Menü? Wenn man keine besonderen Unterhaltungsakt hat, ist das Essen, das Highlight des Abends. Aus diesem Grund habe ich nie großen Wert auf mein Essen gelegt. Wenn du die Location frei wählen kannst und auch nicht unbedingt einen Caterer musst, kaufe im Großhandel wie zum Beispiel der Fegro oder der Metro ein. So kommst du günstig davon und alle werden satt. Du kannst auch den Deal machen, dass als Geschenk, jeder etwas zu Essen mitbringen soll. Der Metzger deines Vertrauens hat auch oft gute Angebote. Die teuerste aber auch leckerste Lösung ist ein Caterer. Grillen im Sommer ist auch sehr lecker aber auch sehr aufwendig. Wenn du keine Zeit mehr für deine Gäste haben möchtest, dann grille selber. Bedenke, dass vielleicht auch Vegetarier unter deinen Gästen sind. Ich empfehle eigentlich immer Buffet, denn dies hat mehrere Vorteile. Die Küche hat keinen Stress, das Essen für alles zeitgleich herbeizuzaubern. Du bist zeitlich flexibler und nicht so an den Ablauf des Abends gebunden und am Buffet kommen deine Gäste auch zusätzlich ins Gespräch. Du kannst auch einen Mix aus Buffet und Menü gestalten. Die Vorspeise gibt es an den Tisch serviert und der Hauptgang und die Nachspeise, sind dann als Buffet zu genießen.

Fotos und Videos:
Das sind Erinnerungen für die Ewigkeit. Daran habe ich nie gespart, denn dies ist auch eine schöne Erinnerung für alle Gäste. Da es beim Feiern in einer Location, meistens etwas dunkler ist, kannst du dein Smartphone getrost in der Hosentasche lassen. Du brauchst schon eine gute Kamera damit die Fotos richtig geil werden. Am Besten ist natürlich ein Fotograf. Er versteht sein Fach und weiß genau, bei welchen Einstellungen die beste Qualität herauskommt. Auch ein Videograf ist eine schöne Idee, denn er begleitet die Feier über den Abend und kann am Ende einen schönen Film zusammenschneiden.

Spiele:
Spiele sind etwas aus der Mode gekommen und heutzutage hat fast keiner mehr Lust darauf. Die meisten Spiele sind eben ziemlich lame. Oft fehlt auch bei den Gästen der Wille des Mitmachens und es gibt nichts Schlimmeres seine Gäste zum Spielen aufzufordern obwohl keiner Lust hat. Viel besser ist es natürlich, den Gästen gut Unterhaltung zu bringen. Das kann eine Band sein oder eventuell auch ein Zauberkünstler. Er sorgt für viel Gesprächsstoff und kann entweder hautnah am Tisch oder auch mit einer Show für alle, für unvergessliche Momente sorgen. Flexibel einsetzbar kann er entweder schon beim Sektempfang die Gäste Bauklötze stauen lassen, zwischen den Gängen die Zeit überbrücken oder auch nach dem Essen mit einer Show für alle, die Leute aus Schlafkoma wecken (und eventuell zum nächsten Programmpunkt überleiten).

Tisch und Sitzordnung:
Stehtische sorgen für sehr lockere Atmosphäre. Viele verschiedene Leute kommen so ins Gespräch und man sitzt nicht ungezwungen am Tisch. Runde Tische sehen zwar sehr schön aus, doch durch Dekoration auf dem Tisch und einem größeren Abstand zum Gegenüber kann man sich meist nur mit seinem rechten und linken Nachbarn unterhalten. Die allgemeine Kommunikation ist also sehr eingeschränkt. Einfallsreich wäre es, wenn die Leute über den Abend verteilt immer mal wieder ihren Sitzplatz wechseln müssen.So kommt jeder Gast mit vielen anderen ins Gespräch und das sorgt zusätzlich für Lockerheit. Wenn du eine Sitzordnung machen möchtest, beachte Folgendes: Die Nachbarn sollten sich mögen und du kannst es natürlich nie allen recht machen. Setze die Pärchen gegenüber und nicht nebeneinander so sorgst du auch wieder für mehr Kommunikation am Tisch. Am Besten sitzt immer Mann und Frau im Wechsel nebeneinander. Die Angehörigen der Familie sollten sich bunt verteilen und auch beim Freundeskreis sollte es nicht zu verkrampften Gruppenbildungen kommen. Setze auch nicht junge und alte Menschen nebeneinander. Die Interessen sind einfach zu unterschiedlich.

Tischdeko-Inpiration:
Du kannst die Tische zum Beispiel nach Themen sortieren wie Urlaubsziele, gemeinsame Hobbys etc. und die Menschen so zusammen an einen Tisch bringen. Generell gilt: Plane deinen Abend nur grob durch, denn wenn es zu Überraschungen oder Verspätungen kommt, wird der zeitliche Ablauf nicht zu stressig für dich. Hole dir auf jeden Fall Hilfe von mindestens zwei bis drei Leuten, die bereit, sind dir über den ganzen Abend unter die Arme zu greifen. Du feierst ja schließlich um für deinen Gäste da zu sein und nicht um die ganze Zeit Sachen zu organisieren und zu schauen, dass alles reibungslos läuft. Plane außerdem nicht zu viele Highlights in deine Feier ein. Die Leute wollen sich auch einmal unterhalten und entspannen. Wenn ein Ereignis dem Nächsten folgt, kann dies auch kontraproduktiv werden. Weniger ist mehr.

Hier kannst du meine Checklist runterladen, damit deine nächste Party zum Erfolg wird.

PS: Denke daran einen Zauberer zu buchen.